Grundlegendes über hitobito

Anfang 2019 hat der Schweizerischen Blasmusikverbandes SBV hitobito als neue Verbandsverwaltungssoftware eingeführt. Dies mit dem Ziel, den Aufwand für die Datenpflege zu reduzieren, Redundanzen zu beseitigen und zusätzlichen Nutzen für die Anwender und die angegliederten Verbände zu generieren.

Was ist hitobito?

_images/image1.png

hitobito bietet einen echten Mehrwert für Verbände und Vereine, zumal die Vereinsdaten nur noch einmal eingeben zu müssen. Ein richtiger Gewinn wird es aber nur wenn die Daten hier vollständig sind und gepflegt werden.

Wie funktioniert hitobito?

Je nach Aufgabe und Funktion im Verband bzw. im Verein hat eine Person in hitobito unterschiedliche Rollen zugeteilt. Anhand dieser Rollen erhält sie auch entsprechende Berechtigungen. Je nach Rolle kann sie Vereinsmitglieder administrieren, Anlässe erfassen, Listen exportieren, Rechnungen stellen etc.

Die verschiedenen Rollen sind in unterschiedliche Gruppen aufgeteilt. In einem Verein gibt es unter anderem die Gruppen:

  • <Verein> mit den Rollen Administrator, Verantwortlicher SUISA, Dirigent
  • Vorstand mit den Rollen Präsident, Kassier und Mitglied
  • Mitglieder mit den Rollen Adressveraltung, Mitglied, Passivmitglied und Ehrenmitglied
  • Musikkommission mit den Rollen Präsident und Mitglied

Beispiele Eine Person mit der Berechtigung Vorstand Präsident kann alle Angaben seines Vereins lesen und bearbeiten und Anlässe erstellen. Der Vereinskassier mit der Berechtigung Vorstand → Kassier kann ebenfalls alle Angaben seines Vereins lesen und bearbeiten. Er kann aber keine Anlässe erfassen. Dafür kann er Rechnungen erstellen und verwalten.

Personen mit der Berechtigung Mitglieder Mitglied können nur ihre eigenen Daten sehen und bearbeiten.

Kantonal- und Regionalverbände haben daneben noch weitere Gruppen und Rollen. Für eine vollständige Übersicht aller möglichen Gruppen und Rollen vgl. Anhang 1: Gruppen und Rollen.

Datenschutz

Die Daten in hitobito dürfen nur im Zusammenhang mit Aktivitäten des SBV und dessen Kantonalverbänden oder im eigenen Verein verwendet werden. Grundsätzlich dürfen fremde Personendaten nicht an Drittpersonen oder andere Organisationen weitergegeben werden. Der SBV gibt ohne Einwilligung der Betroffenen keine Daten an Drittpersonen heraus.

Die Server von hitobito stehen in der Schweiz und sind ISO und FINMA zertifiziert.

Bemerkung

Einige der in diesem Handbuch beschriebenen Funktionen sind nur für Personen mit speziellen Berechtigungen verfügbar. Sie sind zur Kennzeichnung mit einem iconSchloss-Symbol versehen.

Erste Schritte mit hitobito

Jedes Vereinsmitglied kann in hitobito mit der Berechtigung Mitglieder Mitglied seine eigenen Daten anschauen selber ändern. Das Mitglied hat die Möglichkeit einfache Abfragen im eigenen Verein bzw. Verband zu tätigen und zum Beispiel jederzeit eine aktuelle Aktivmitgliederliste des eigenen Vereins anzuzeigen, zu exportieren und auszudrucken. Auf die Mitgliederdaten anderer Vereine haben Mitglieder keinen Zugriff.

Anmelden

_images/image3.png

Unter https://www.windband.ch befindet sich (rechts oben in der Navigationsleiste) das Login zu hitobito.

Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden oder wenn Sie das Passwort vergessen haben, klicken Sie auf den Link Passwort vergessen? unterhalb des Anmelden-Buttons.

_images/image4.png

Im nächsten Schritt geben Sie Ihre E-Mailadresse ein und klicken Sie auf den Button Passwort zurücksetzen.

Als Benutzername bzw. Haupt-E-Mailadresse wird die persönliche E-Mailadresse genutzt, mit der jedes Mitglied in der Datenbank geführt wird.

Wichtig

Die Mitglieder sollen mit ihren persönlichen E-Mailadressen in hitobito eingetragen werden. Werden sog. Funktionsadressen (z. B. praesident@xxx.ch) verwendet, müssen diese Adressen später immer wieder geändert werden, wenn das Mitglied in seinem Verein die Funktion wechselt, weil sein Nachfolger die gleiche E-Mailadresse nicht eintragen kann, solange diese noch vom Vorgänger verwendet wird.

Startseite Benutzer

Übersicht

_images/image5.png

Abbildung Startseite Benutzer → Info

Module
In der Modulauswahl können Sie das gewünschte Modul wählen: Gruppen | Anlässe | Kurse | Rechnungen iconSchloss | Hilfe | Einstellungen.
Menü
Im Modul Gruppen hat jede Gruppe verschiedene Menüpunkte, welche je nach Berechtigung angezeigt werden (z.B. Info, Personen, Anlässe, Listen, Gelöscht iconSchloss etc.)
Personen haben zudem folgende Ansichten:
Info | Abos | Verlauf | Log.
Befehle
Abhängig von den Ihnen zugewiesenen Gruppen und Rollen, stehen Ihnen in den verschiedenen Modulen und Ansichten unterschiedliche Befehle zur Verfügung.
Suchen
Im Suchfeld kann nach Personen, Vereinen, Verbänden, Anlässen, Kursen etc. gesucht werden.
Sprachauswahl
Es kann zwischen den Sprachen Deutsch | Französisch | Italienisch umgeschaltet werden.
Abmelden
Mit dem Abmelden-Link wird der Benutzer von hitobito abgemeldet.

Logo Ein Klick auf das Logo des Vereins bzw. Verbandes führt zur Startseite des Benutzers, d.h. zur Startseite der Hauptgruppe.

Aktive Rollen
Übersicht über alle aktiven Rollen des Benutzers. Ist ein Benutzer Mitglied mehrerer Vereine oder Verbände, markiert ein ausgefüllter Stern die sog. Hauptgruppe. Um die Hauptgruppe zu wechseln klicken Sie auf einen nicht ausgefüllten Stern neben einem Verein bzw. Verband.

Suchen

In einem Dropdown-Menü unter dem Suchfeld werden die ersten Treffer als Live-Resultate angezeigt, d.h. sie passen sich bei jedem weiteren Buchstaben an. Klickt man auf das Lupe-Icon rechts neben dem Suchfeld, erscheint das vollständige Suchresultat. Es werden nur Resultate gefunden, auf welche der Benutzer auch Zugriff hat.

Ansicht Info

In der Ansicht Info sehen Sie – sofern Sie die Berechtigung dazu haben – die Personalien einer Person sowie weitere Angaben wie zum Beispiel die vom System anhand der eingetragenen Rollen berechnete Zahl der Aktivjahre. Ausserdem werden die aktiven Rollen angezeigt, wobei die Hauptgruppe mit einem ausgefüllten roten Stern markiert ist (vgl. Abbildung Startseite Benutzer → Info).

Auf Ihrer eigenen Seite – und bei anderen Personen, sofern Sie die entsprechende Berechtigung haben – stehen Ihnen folgende Befehle zur Verfügung: .. image:: /media/image6.png

Bearbeiten iconSchloss
Ändern der Angaben zur Person
Löschen iconSchloss
Löschen der Person
Rechnung erstellen iconSchloss
Erstellen einer Rechnung für diese Person
Export
Herunterladen der angezeigten Daten in verschiedenen Formaten (CSV, PDF, Excel etc.).
Login schicken iconSchloss
Dieser Befehl schickt dem Benutzer ein E-Mail mit dem Link zum setzen eines Passwortes. Fährt man mit der Maus über diesen Button erscheint die Information, ob der Benutzer bereits ein Login hat, oder nicht.
_images/image7.png _images/image8.png
Imitieren iconSchloss
Übernehmen der Berechtigungen einer Person, d.h. Ansicht von hitobito aus der Perspektive dieser Person.
Passwort ändern
Ändern Sie ihr Passwort zum Anmelden bei hitobito. Sie können nur ihr eigenes Passwort ändern.

Auf der rechten Seite findet sich eine Übersicht aller aktuellen Rollen der Person, der ihr zugeordneten Tags, ihrer Anmeldungen für kommende Anlässe und Kurse sowie ihrer erworbenen Qualifikationen.

Über die Funktion iconKalender in Kalender integrieren kann jeder Benutzer eine URL generieren, welche er in seiner Kalender.app abonnieren kann. Diese Funktion steht zur Zeit nur bei den Anlässen zur Verfügung.

Ansicht Abos

Auflistung, in welcher Mailingliste der Benutzer eingetragen ist.

Ansicht Verlauf

In der Ansicht „Verlauf“ finden Sie eine Übersicht aller Gruppen Rollen, welche die Person aktuell und in der Vergangenheit hatte. Bei vergangenen Rollen ist ein Von- und Bis-Datum vermerkt; bei aktuellen Rollen nur ein Von-Datum.

Ebenfalls werden hier die Anlässe der Person aufgelistet, zu welchen sie angemeldet ist bzw. war.

_images/image10.png

Abbildung Startseite Benutzer → Verlauf [Ansicht Rechnungen hinzufügen]

Ansicht Log

In der Ansicht „Log“ können Sie nachverfolgen wer wann welche Informationen über Sie geändert hat.

Ansicht Rechnungen

In der Ansicht „Rechnungen“ finden sich alle Rechnungen, welche der Person geschickt wurden.

Achtung

Es ist noch unklar, wer die Ansicht „Rechnungen“ sehen kann → abklären mit hitobito

Modul Gruppen

Modul Anlässe

Hier werden Anlässe von Gruppen, bei denen der Benutzer Mitglied ist, sowie deren Übergruppen angezeigt.

Beispiele:

  • Anlässe des SBV werden bei allen Mitgliedern angezeigt
  • Anlässe des Aargauischen Musikverbandes (AMV) werden nur Mitgliedern angezeigt, die dem AMV angehören
  • Anlässe der Musikgesellschaft Eintracht Windisch (MGE) werden nur Mitgliedern der MGE angezeigten

Andere Anlässe sind bei der organisierenden Gruppe zu finden. Will sich ein Mitglied des Zürcher Blasmusikverbands über Anlässe im Aargau informieren, kann sich das Mitglied die entsprechenden Anlässe im Modul Gruppen → Schweizer Blasmusikverband SBV → Aargauischer Musikverband → Menü Anlässe anzeigen lassen.

Modul Kurse

Hier werden Kurse von Gruppen, bei denen der Benutzer Mitglied ist, sowie deren Übergruppen angezeigt. Andere Kurse sind bei der organisierenden Gruppe zu finden.

Modul Hilfe

Im Modul Hilfe sind verschiedene Hilfe-Resourcen hinterlegt, wie zum Beispiel Videoanleitungen und dieses Benutzerhandbuch.

Modul Einstellungen

Im Modul Einstellungen kann das Mitglied eigene Etikettenformate definieren, welche für den Druck von (Personen-)Listen verwendet werden können.

Unter Kalender integrieren kann eine URL generiert werden, um von anderen Anwendungen aus (z.B. Microsoft Outlook, Apple Kalender) auf die eigenen Anlässe zuzugreifen. Achtung: Diese Adresse nur an Personen weitergeben, die alle Termindetails sehen dürfen. Bei einem Missbrauch kann die URL hier auch zurückgesetzt werden. Alle Kalender die noch die alte Adresse kennen, können die Anlässe danach nicht mehr anzeigen.

  1. Adresse erstellen
  2. Link kopieren
_images/image15.png
  1. Outlook öffnen und in den Kalender wechseln

Über Start das Menü Kalender öffnen (2) wählen und mit Aus dem Internet (3) ein zusätzliches Fenster öffnen. Hier im leeren Kasten die aus hitobito kopierte URL einfügen (4) und mit OK (5) bestätigen. Über Erweitert (6) kann ein Ordnername und eine Beschreibung (7) eingegeben werden. Zum Abschliessen mit OK (8) und Ja (9) bestätigen.

_images/image16.png

Mit dem Abschliessen wird in Outlook unter Andere Kalender der neue Kalender mit den eigenen Anlässen aus HITOBITO angezeigt und immer wieder aktualisiert:

_images/image17.png